Суммированный учёт рабочего времени и график сменности на складе: норма часов, переработки и оплата

Склад работает круглосуточно, комплектовщики выходят по графику 2/2 на 12 часов, а в ноябре смены добирают переработками. При обычном учёте рабочего времени такой режим нарушает закон уже в первую неделю: восемь часов в день и сорок в неделю не соблюдаются. Законным его делает суммированный учёт. Разбираем, как его ввести, как посчитать норму часов на 2026 год, как составить график сменности и как оплатить переработки по правилам, которые действуют с 1 сентября 2026 года.

Что такое суммированный учёт рабочего времени и когда он нужен

Обычно рабочее время учитывают по дням и неделям: не больше 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). На складе, в производстве и в ритейле с длинными сменами это правило не соблюдается. На неделе с тремя сменами по 12 часов человек работает 36 часов, а на неделе с четырьмя сменами — 48.

Статья 104 ТК РФ разрешает в таком случае ввести суммированный учёт рабочего времени. Отработанные часы складывают за учётный период (месяц, квартал, полугодие, год) и сравнивают с нормой за этот период. Переработка одной недели гасится недоработкой другой, и сверхурочными считается только то, что осталось сверх нормы в конце периода.

Главные правила статьи 104:

• учётный период не может превышать один год;
• для работников с вредными или опасными условиями труда учётный период не больше трёх месяцев. Отраслевое соглашение и коллективный договор могут увеличить его до года по сезонным или технологическим причинам;
• норму часов за период считают исходя из еженедельной продолжительности рабочего времени: для большинства рабочих это 40 часов в неделю;
• порядок суммированного учёта устанавливают правила внутреннего трудового распорядка.

Как ввести суммированный учёт на складе

1. Правила внутреннего трудового распорядка. В них записывают, для каких должностей или подразделений вводится суммированный учёт, какой учётный период выбран и как работники узнают о графике. Правила утверждают с учётом мнения представительного органа работников, если он есть (ст. 190 ТК РФ).
2. Трудовые договоры. В договоре указывают режим работы, если он отличается от общего: сменная работа, суммированный учёт, длительность смены.
3. График сменности. Его составляют на учётный период или на каждый месяц и знакомят с ним работников под подпись.
4. Работники, которые уже трудятся. Переход на новый режим меняет условия их работы. На практике его оформляют по статье 74 ТК РФ: письменно предупреждают не позднее чем за два месяца, а тем, кто не согласен, предлагают другую работу.

Учётный период выбирают под сезонность. Квартал удобен для расчёта зарплаты и позволяет погасить переработку одного месяца недоработкой соседнего. Год даёт больше свободы складу с ярким пиком, но переработки тогда выясняются только в декабре, и платить за них приходится разом.

Норма рабочего времени на 2026 год

Норму за учётный период считают по производственному календарю пятидневной недели, даже если на складе работают сменами. Порядок расчёта установлен приказом Минздравсоцразвития от 13.08.2009 № 588н: продолжительность рабочей недели делят на пять и умножают на число рабочих дней по календарю, а затем вычитают по часу за каждый предпраздничный день.

Если работник был в отпуске, на больничном или в другом периоде, когда он по закону не работал, его личную норму за учётный период уменьшают на часы, которые он должен был отработать по графику в эти дни. Так советуют Минтруд и Роструд в своих разъяснениях. Без этого у работника после отпуска будет искусственная недоработка.

Как составить график сменности

Требования к графику сменности установлены статьёй 103 ТК РФ, а к перерывам и отдыху — статьями 108 и 110:

• график доводят до работников не позднее чем за месяц до введения в действие;
• работать две смены подряд запрещено;
• при составлении графика учитывают мнение представительного органа работников, если он есть;
• в каждой смене предусматривают перерыв на отдых и питание от 30 минут до 2 часов. Он не входит в рабочее время, поэтому смена с 8:00 до 20:00 с часовым перерывом — это 11 рабочих часов;
• еженедельный непрерывный отдых — не меньше 42 часов.

Пример. Комплектовщик работает по графику 2/2 в дневную смену с 8:00 до 20:00 с часовым перерывом. Учётный период — квартал.

График 2/2 по 11 рабочих часов почти совпадает с нормой. Переработки появляются, когда людей ставят на дополнительные смены, чтобы закрыть невыходы и пик. Если это повторяется каждый месяц, проблема не в графике, а в нехватке людей: штат стоит добрать через подбор персонала. Как считать, сколько персонала нужно на пик, мы разбирали в статье о персонале на склад в пик сезона.

Менять утверждённый график накануне смены нельзя: изменения тоже доводят до работников за месяц. Если человека срочно нужно вызвать вне графика, это сверхурочная работа или работа в выходной, со своими правилами согласия и оплаты.

Сверхурочные при суммированном учёте после 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года действуют новые редакции статей 99 и 152 ТК РФ, принятые законом от 25.05.2026 № 144-ФЗ. Что они меняют в целом, мы рассказали в новости о лимите сверхурочных 240 часов. Для суммированного учёта важны четыре правила.

1. Что считать сверхурочной работой. При суммированном учёте это работа сверх нормального числа рабочих часов за учётный период. Окончательный подсчёт делают в конце периода.
2. Лимиты. Не больше 4 часов в день и 120 часов в год на каждого работника. До 240 часов в год можно, только если это предусмотрено коллективным договором или отраслевым соглашением, и только с письменного согласия работника. Для некоторых категорий лимит всегда 120 часов.
3. Оплата по сменам. Новая редакция статьи 152 прямо говорит, что при суммированном учёте сверхурочную работу оплачивают исходя из сверхурочного времени, приходящегося на день (смену): первые два часа не менее чем в полуторном размере, следующие не менее чем в двойном. Раньше суды по-разному считали «первые два часа»: одни за весь учётный период, другие за каждую смену. Теперь текст закона указывает на смену.
4. База для оплаты. Сверхурочные считают от зарплаты с учётом компенсационных и стимулирующих выплат, а не только от тарифной ставки. Начиная со 121-го часа в году каждый сверхурочный час оплачивают не менее чем в двойном размере.

На практике это значит, что в табеле нужно отмечать не только итог за период, но и в какие смены приходились дополнительные часы. Без этого сверхурочные невозможно правильно оплатить. Вместо повышенной оплаты работник может попросить дополнительное время отдыха не меньше отработанного сверхурочно.

Ночные смены, выходные и праздники при сменном графике

• Ночное время — с 22:00 до 6:00. Ночная смена короче дневной на час без отработки, кроме случаев, когда работника приняли специально для ночной работы или когда это предусмотрено условиями труда (ст. 96 ТК РФ).
• Кого нельзя ставить в ночь: беременных и работников младше 18 лет. Женщин с детьми до трёх лет, работников-инвалидов, одиноких родителей детей до 14 лет и некоторые другие категории ставят только с письменного согласия и при отсутствии медицинских запретов.
• Доплата за ночь — не менее 20% часовой ставки за каждый ночной час (ст. 154 ТК РФ, постановление Правительства от 04.04.2025 № 436). Конкретный размер записывают в коллективный договор, локальный акт или трудовой договор.
• Праздники. Работу в нерабочий праздничный день оплачивают не менее чем в двойном размере за часы, фактически отработанные с 0 до 24 часов этого дня (ст. 153 ТК РФ). Ночная смена с 31 декабря на 1 января оплачивается в двойном размере только за часы после полуночи.

Если сверхурочные часы пришлись на ночь, работник получает и ночную доплату, и оплату сверхурочных. Если работу в выходной или праздник уже оплатили в двойном размере или компенсировали днём отдыха, эти часы не учитывают ещё раз при оплате сверхурочных.

Частые ошибки и штрафы

• график меняют за день или за неделю до смены;
• работника оставляют на вторую смену подряд, когда не вышел сменщик, без его письменного согласия;
• сверхурочные не считают в конце учётного периода или оплачивают по ставке без надбавок;
• не уменьшают норму на дни отпуска и больничного;
• ставят в ночь работников, которым это запрещено, или не берут письменного согласия там, где оно нужно;
• не доплачивают за ночные часы и праздники.

За нарушения трудового законодательства организацию штрафуют по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ на сумму от 30 000 до 50 000 ₽, должностное лицо — до 5 000 ₽. За неполную выплату зарплаты в срок, включая недоплату сверхурочных и ночных, применяется часть 6 той же статьи: от 30 000 до 50 000 ₽ для организации. Повторное нарушение обходится дороже, вплоть до дисквалификации руководителя. Помимо штрафа работник через суд взыщет недоплату с компенсацией за задержку.

Как это устроено, если персонал от подрядчика

При аутсорсинге линейного персонала работодателем рабочих остаётся подрядчик. График сменности, суммированный учёт, табель, оплата ночных и сверхурочных и ответственность перед инспекцией лежат на нём. Заказчик заказывает смены и объём работ, а не часы конкретных людей.

Это меняет и подход к пику. Своему штату дополнительные смены в ноябре почти всегда означают переработки по повышенной ставке и упираются в лимит 120 часов в год. Подрядчик закрывает пик дополнительными людьми, а не часами тех же работников. «Рабочая Ячейка» выводит линейный персонал на склады и производства в срок от 7 дней после подписания договора, а невышедшего работника заменяет в течение 2 часов. Табель ведётся по фактически отработанным часам. Как записать такие обязательства в договор, рассказано в статье о KPI и SLA в аутсорсинге персонала.

Если склад держит свой штат и кадровой службе не хватает рук на графики, табели и пересчёт норм, учёт можно передать на кадровое делопроизводство на аутсорсинге. Как оформлять невыходы, из-за которых и появляются дополнительные смены, разобрано в статье о невыходе на работу и прогуле.

Частые вопросы