- На аутсорсинг безопасно передаются рутинные участки: оформление приёма, переводов и увольнений, отпуска, трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, воинский учёт, кадровая отчётность, актуализация локальных актов.
- Внутри компании остаются решения и подписи: кого нанять и уволить, сколько платить, что писать в трудовом договоре. Подрядчик готовит документы, но не принимает кадровые решения за вас.
- Ответственность перед инспекцией труда и Роскомнадзором остаётся на работодателе. С подрядчика убытки взыскиваются по договору — поэтому пункт о возмещении штрафов обязателен.
- Передача данных сотрудников подрядчику оформляется поручением на обработку по части 3 статьи 6 закона 152-ФЗ. Без него передача незаконна: штраф компании — от 150 до 300 тысяч рублей.
- Считать выгоду нужно не по окладу кадровика, а по полной стоимости функции: оклад плюс взносы, рабочее место, программы, обучение и замена на время отпуска и болезни.
Кадровое делопроизводство — та функция, которую в компании до 100 человек почти всегда ведут «между делом»: бухгалтер, офис-менеджер или сам директор. Работает это ровно до первой проверки или первого трудового спора. Разбираем, какие участки КДП передают подрядчику, что нельзя отдавать наружу ни при каких условиях, как правильно передать персональные данные и как считать экономику решения.
Какие участки безопасно передать
Аутсорсинг кадрового делопроизводства — это передача не «кадров» целиком, а конкретных операций с документами. Обычно подрядчику отдают то, что повторяется, регламентировано законом и требует точности, а не управленческого решения.
- Оформление кадровых событий. Приём, перевод, совмещение, отпуск, командировка, увольнение: трудовые договоры и дополнительные соглашения, приказы, личные карточки, ознакомление под подпись.
- Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности. Ведение, хранение бумажных книжек, формирование электронных сведений и подача отчётности в социальный фонд.
- Графики и табели. График отпусков и его соблюдение, табель учёта рабочего времени, учёт сверхурочной работы и работы в выходные.
- Локальные нормативные акты. Правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и о персональных данных, должностные инструкции — разработка, актуализация под изменения закона и ознакомление сотрудников.
- Воинский учёт. Отдельный участок, который обязаны вести все организации. За непредставление сведений военкомату штраф налагается на должностное лицо — от 40 до 50 тысяч рублей (статья 21.4 КоАП).
- Кадровый аудит и восстановление документов. Разовая задача: проверить, что есть и чего не хватает, и привести архив в порядок.
- Переход на электронный документооборот. Подготовка приказа, положения и согласий — то, что мы разбирали в статье про внедрение КЭДО.
Если кадровых документов у компании нет вовсе или они велись бессистемно, начинать нужно не с передачи, а с восстановления — базовый набор документов мы перечислили в статье про кадровое делопроизводство с нуля.
Что лучше оставить внутри компании
Есть участки, которые нельзя передавать наружу — не потому, что это запрещено, а потому, что подрядчик не может их выполнить вместо вас.
Остаётся у работодателя
- Кадровые решения. Кого принять, кого перевести, кого уволить и по какому основанию. Подрядчик может предупредить о рисках, но решение и его последствия — ваши.
- Право подписи. Трудовые договоры и приказы подписывает уполномоченное лицо работодателя. Передача права подписи наружу — почти всегда ошибка.
- Условия оплаты труда. Оклады, премии, надбавки — это управленческая политика, а не делопроизводство.
- Коммуникация с людьми. Разговор об увольнении или дисциплинарном взыскании ведёт руководитель, а не внешний специалист.
- Итоговая ответственность. При проверке инспекция труда предъявит претензии работодателю. Это не передаётся договором.
Штраф по статье 5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства получает работодатель: должностное лицо — от 1 до 5 тысяч рублей, компания — от 30 до 50 тысяч, а за ненадлежащее оформление трудового договора или подмену его гражданско-правовым — до 100 тысяч. Подрядчик отвечает не перед государством, а перед вами и только в объёме, записанном в договоре. Поэтому в договоре должно быть прямо сказано: исполнитель возмещает штрафы, наложенные на заказчика по вине исполнителя. Без этой строки претензию предъявить не к чему.
Как передаются персональные данные по 152-ФЗ
Кадровые документы — это персональные данные сотрудников, а часто и специальные категории данных: сведения о здоровье из медосмотров, справки об инвалидности, данные о детях. Просто «передать базу подрядчику» нельзя.
Механизм установлен частью 3 статьи 6 закона 152-ФЗ и называется поручением на обработку персональных данных. Оформляется отдельным документом или разделом договора.
Перечень персональных данных, которые передаются; перечень действий (операций), которые подрядчик вправе с ними совершать; цели обработки; обязанность соблюдать конфиденциальность и требования к защите данных; обязанность по требованию заказчика подтвердить соблюдение этих требований. Ключевое правило: перед сотрудником за действия подрядчика отвечает работодатель, а подрядчик отвечает уже перед работодателем.
Две обязанности, о которых чаще всего забывают:
- Уведомление Роскомнадзора о намерении обрабатывать персональные данные. Раньше работодатели пользовались исключением для данных, обрабатываемых по трудовому законодательству, но его отменили с 1 сентября 2022 года (закон № 266-ФЗ). Сейчас уведомление подаёт практически любая компания с сотрудниками. Штраф за неподачу — на должностное лицо от 30 до 50 тысяч рублей, на компанию от 100 до 300 тысяч (часть 10 статьи 13.11 КоАП).
- Уведомление об утечке. При установлении факта неправомерной передачи данных нужно сообщить в Роскомнадзор в течение 24 часов, а в течение 72 часов направить результаты внутреннего расследования. За неуведомление отдельный штраф: компания — от 1 до 3 млн рублей.
Штрафы за утечку обычных персональных данных начинаются с тысячи пострадавших субъектов, и небольшая компания под них не подпадает. Но для специальных категорий данных — а сведения о здоровье относятся именно к ним — количества в законе нет вовсе: штраф для компании составляет от 10 до 15 млн рублей независимо от того, сколько человек затронуто (часть 16 статьи 13.11 КоАП). Медицинские справки и результаты медосмотров, которые лежат в кадровых папках, — это как раз такие данные.
Свой кадровик или подрядчик: сравнение
Сравнивать оклад кадровика со стоимостью услуги некорректно: у штатного сотрудника есть скрытая часть расходов, а у подрядчика — своя специфика.
| Параметр | Кадровик в штате | Аутсорсинг КДП |
|---|---|---|
| Стоимость | Оклад + страховые взносы + рабочее место + программы + обучение | Фиксированная плата по договору, обычно за сотрудника в месяц |
| Отпуск и болезнь | Функция останавливается либо нужен второй человек | Непрерывность обеспечивает исполнитель |
| Компетенции | Ограничены опытом одного человека | Команда: КДП, воинский учёт, миграция, отчётность |
| Отслеживание изменений закона | Задача сотрудника, часто в свободное время | Входит в услугу |
| Ответственность за ошибку | Дисциплинарная, ущерб взыскать почти невозможно | Договорная: возмещение штрафов, если это прописано |
| Скорость реакции | Немедленная, человек рядом | По регламенту договора — важно зафиксировать сроки |
| Когда выгоднее | Большой штат, много кадровых событий ежедневно | До 100–150 человек, стабильный штат, нет своего кадровика |
Как считается стоимость
Тариф на аутсорсинг КДП почти никогда не зависит от одной только численности. Считают по количеству кадровых событий: приёмов, увольнений, отпусков, переводов. Компания на 50 человек со стабильным штатом и компания на 50 человек с текучестью 15% в месяц — это принципиально разный объём работы.
Кадровый специалист с окладом 70 000 ₽ в месяц обходится компании не в 70 000, а примерно в 91 000 ₽ с учётом страховых взносов по общему тарифу 30%. Добавьте рабочее место, лицензию учётной программы, обучение и справочно-правовую систему — ещё около 8–10 тысяч в месяц. Полная стоимость функции — порядка 100 000 ₽ в месяц, или 1,2 млн ₽ в год, и это без учёта того, что во время отпуска и больничного работа не идёт. Цифры примерные и зависят от региона: их стоит подставить свои и сравнить с предложением подрядчика.
На что смотреть в коммерческом предложении: что именно входит в тариф, а что оплачивается отдельно (восстановление документов и кадровый аудит почти всегда идут отдельной строкой); сроки подготовки документов; кто отвечает за отчётность и в какие сроки; есть ли выделенный специалист или работа идёт «в общей очереди»; порядок передачи документов и доступа к системам; возмещение штрафов.
Если нужен не только учёт, но и люди, кадровые функции обычно берут в связке с другими услугами: кадровое делопроизводство на аутсорсинге ведётся параллельно с подбором персонала, а для компаний с иностранными сотрудниками — с миграционным сопровождением, где сроки и уведомления критичнее всего.
Частые вопросы
Кто отвечает перед инспекцией труда, если ошибку допустил подрядчик?
Законно ли передавать данные сотрудников сторонней компании?
Нужно ли подавать уведомление в Роскомнадзор, если сотрудников всего десять?
Что дешевле: свой кадровик или аутсорсинг?
Можно ли передать на аутсорсинг только часть работы?
Источники
Нормы, которые определяют передачу кадровых функций и данных сотрудников подрядчику.
- Федеральный закон № 152-ФЗ, статья 6 (часть 3) Поручение на обработку персональных данных и распределение ответственности.
- КоАП РФ, статья 13.11 Штрафы за нарушения в области персональных данных, неуведомление и утечки.
- КоАП РФ, статья 5.27 Ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства.
- КоАП РФ, статья 21.4 Штраф за непредставление сведений, необходимых для ведения воинского учёта.
