- Внедрение КЭДО — это право работодателя, а не обязанность. Порядок задан статьями 22.1–22.3 Трудового кодекса.
- Переход оформляется в четыре шага: приказ о введении, положение о КЭДО с уведомлением и согласиями сотрудников, выбор информационной системы и подписей, перенос процессов и обучение.
- Согласие работника обязательно для тех, кто устроился до внедрения. Тем, кто впервые начал работать после 31 декабря 2021 года, согласие не требуется. Отказ сотрудника — не повод для увольнения: он просто остаётся на бумажном документообороте.
- Система — либо своя (или вендорская), либо бесплатный портал «Работа в России». Тип электронной подписи зависит от документа: для ключевых нужна усиленная, для остальных достаточно простой.
- Сроки внедрения — от нескольких недель до пары месяцев. Основные затраты — платформа и электронные подписи; на «Работе в России» работнику хватает подписи через Госуслуги.
КЭДО заметно экономит время кадровой службы, но переход нельзя свести к «поставили программу и подписываем в ней». Это юридическая процедура с обязательными документами и согласиями: если пропустить шаг, электронные документы могут оказаться недействительными. Разберём переход по шагам — что и в каком порядке оформить.
Если вы ещё не решили, нужен ли вообще электронный документооборот и какие документы закон разрешает в него переводить, начните со статьи «КЭДО: что это и какие документы можно подписывать электронно» — здесь же речь о самом внедрении.
Шаг 1. Решение и приказ о введении
Первое — зафиксировать решение работодателя ввести КЭДО. Издаётся приказ, в котором определяют дату перехода, перечень документов и подразделений, которые переходят на электронный формат, и ответственного за внедрение. Если в компании есть профсоюз, изменения принимают с учётом его мнения.
На этом же шаге стоит решить главный организационный вопрос: переводить в электронный вид всё, что закон разрешает, или начать с части процессов (например, только заявления и приказы) и расширять постепенно. Второй путь мягче для людей.
Шаг 2. Положение о КЭДО, уведомление и согласия
Порядок работы с электронными документами закрепляют в локальном акте — положении о КЭДО. Это ключевой документ перехода: в нём описывают, какая используется система, какие виды подписей применяются, как сотрудник подаёт и подписывает документы, как получает доступ и что делать при сбое.
Дальше — работа с людьми. Каждого сотрудника нужно письменно уведомить о переходе на КЭДО и получить его согласие.
Согласие обязательно для тех, кто устроился до внедрения КЭДО. А вот у сотрудников, которые впервые начали трудовую деятельность после 31 декабря 2021 года, согласие не запрашивают — для них электронный формат применяется по умолчанию. Если работник, от которого согласие требуется, его не даёт, принуждать нельзя: он продолжает работать с бумажными документами, и это не основание ни для увольнения, ни для отказа в приёме.
Понадобится подготовить пакет документов. Ниже — что именно.
Документы для перехода на КЭДО
- Приказ о введении КЭДО с датой перехода и перечнем документов.
- Положение (или регламент) о кадровом электронном документообороте.
- Уведомление сотрудника о переходе на КЭДО.
- Согласие работника на взаимодействие через КЭДО (для тех, кому оно требуется).
- Лист ознакомления сотрудников с положением о КЭДО.
Шаг 3. Выбор платформы и электронных подписей
Вести КЭДО можно в одной из двух сред:
- Собственная или вендорская информационная система. Больше гибкости и интеграций с кадровым и зарплатным учётом, но система платная и её нужно настроить.
- Государственный портал «Работа в России». Бесплатен, а сотруднику для подписания хватает подтверждённой учётной записи Госуслуг — не нужно выпускать отдельную подпись.
Тип электронной подписи зависит от документа: для самых значимых закон требует усиленную подпись, для остальных допускает простую.
| Документы | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании, согласие на перевод | усиленная (УКЭП) | усиленная — УКЭП или УНЭП |
| Заявления, приказы, уведомления, ознакомления и большинство прочих кадровых документов | усиленная | достаточно простой (ПЭП); на «Работе в России» — подпись через Госуслуги |
Шаг 4. Перенос процессов и обучение
Когда система выбрана и документы оформлены, кадровые процессы переносят в электронный вид: заявления на отпуск, ознакомления с приказами, подписание допсоглашений. Здесь важно не запустить всё разом, а пройтись по одному процессу за другим и убедиться, что он работает.
Отдельно — обучение. Линейным сотрудникам нужно показать простой сценарий: как войти, где увидеть документ и как его подписать. Чем понятнее инструкция, тем меньше нагрузка на кадровую службу в первые недели. Полезно назначить человека, к которому можно прийти с вопросом.
Сколько занимает и сколько стоит
Сроки зависят от размера компании и глубины перехода. Небольшой компании, которая начинает с части документов, реально уложиться в несколько недель; полный переход в крупной организации занимает пару месяцев с учётом настройки системы и сбора согласий.
Затраты складываются из платформы (подписка на систему либо бесплатная «Работа в России») и электронных подписей. Своя ИС дороже, но гибче; портал дешевле в старте, но менее гибок. Организационная часть — положение, уведомления, согласия, обучение — это в основном время кадровой службы, и именно её чаще всего передают подрядчику. Если своими силами внедрение буксует, его можно поручить сервису кадрового делопроизводства на аутсорсинге: подрядчик готовит документы, настраивает процессы и снимает переход с ваших плеч.
Частые вопросы
С чего начать внедрение КЭДО?
Нужно ли согласие сотрудника на переход на КЭДО?
Какие документы нужны для внедрения КЭДО?
Какая электронная подпись нужна работнику?
Сколько времени и денег занимает переход на КЭДО?
Источники
Нормы, которые определяют порядок введения КЭДО, согласия сотрудников и виды подписей.
- ТК РФ, статья 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» Что такое КЭДО, что нельзя переводить в электронный вид.
- ТК РФ, статьи 22.2–22.3 Порядок введения КЭДО, уведомление и согласие работников, виды электронных подписей для разных документов.
- Портал «Работа в России» Бесплатная государственная платформа для КЭДО с подписанием через Госуслуги.
