Переход на КЭДО: пошаговая инструкция, положение и согласия работников

Переход на КЭДО экономит время кадровой службы, но его нельзя свести к «поставили программу и подписываем». Это юридическая процедура с обязательным локальным актом, уведомлениями и согласиями: если пропустить шаг, электронные документы могут не иметь силы, а компании грозит штраф по статье 5.27 КоАП РФ. Разбираем переход на КЭДО по шагам: что оформить, в каком порядке и где компании ошибаются.

Если вы ещё решаете, нужен ли электронный документооборот и какие документы закон разрешает в него переводить, начните со статьи «КЭДО: что это и какие документы можно оформлять электронно».

Шаг 1. Решение, ответственный и аудит документов

Сначала работодатель принимает решение о переходе и оформляет его приказом: цель, ответственный за внедрение, план работ. Если в компании есть профсоюз, локальный акт о КЭДО принимают с учётом его мнения (ст. 372 ТК РФ).

До выбора системы стоит провести аудит текущего документооборота: какие документы вы реально оформляете, сколько их в месяц, где они теряются и задерживаются. Оцифровывать беспорядок бессмысленно, сначала процесс, потом система. Как быстро найти нарушения в документах, — в статье «Кадровый аудит: как за неделю найти нарушения».

На этом же шаге решают главный организационный вопрос: переводить всё, что закон разрешает, или начать с части процессов, например с заявлений и ознакомлений, и расширять постепенно. Второй путь мягче для людей и для кадровой службы.

Шаг 2. Положение о КЭДО

Порядок работы с электронными документами закрепляют в локальном нормативном акте — положении о КЭДО. Часть 2 статьи 22.2 ТК РФ требует, чтобы в нём было пять пунктов:

Кроме обязательного, в положение полезно добавить: какие подписи применяются для каких документов, сроки подписания и ознакомления, как работник получает бумажную копию документа, что делать при сбое системы и кто отвечает за хранение.

Шаг 3. Уведомление и согласия работников

Каждого работника письменно уведомляют о переходе на КЭДО и о его праве дать или не дать согласие. Срок уведомления компания устанавливает сама в положении.

Перевод на КЭДО без согласия работника — нарушение трудового законодательства: организации грозит штраф 30–50 тыс. ₽ по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Поэтому согласия собирают письменно и хранят вместе с остальными документами работника.

Шаг 4. Система и электронные подписи

Вести КЭДО можно в коммерческой системе или на бесплатной государственной платформе «Работа в России».

• Коммерческая система. Гибкость, интеграция с кадровым и зарплатным учётом, но платная подписка и настройка.
• «Работа в России». Бесплатно, работнику для подписания хватает подтверждённой учётной записи Госуслуг, но меньше возможностей для интеграции.

Какие подписи нужны в кадровом электронном документообороте (ст. 22.3 ТК РФ).

Руководитель компании получает УКЭП в налоговой. Кадровику или другому сотруднику, который подписывает документы от имени работодателя, нужна своя УКЭП и машиночитаемая доверенность от компании: это требование обязательно с 1 сентября 2024 года. Работник может бесплатно получить подпись в приложении «Госключ» или в системе КЭДО работодателя. Расходы на получение работником электронной подписи и на её использование несёт работодатель (ст. 22.2 ТК РФ).

Шаг 5. Запуск по процессам и обучение

Когда система и документы готовы, процессы переносят в электронный вид по одному: заявления на отпуск, ознакомления с приказами, допсоглашения. Запускать всё разом не стоит: удобнее убедиться, что работает один процесс, и переходить к следующему.

Линейным сотрудникам нужен простой сценарий: как войти, где документ, как подписать. Чем понятнее инструкция, тем меньше вопросов к кадровой службе в первые недели. Полезно назначить человека на площадке, к которому можно прийти с вопросом. Сотрудникам без Госуслуг подпись выпускают в системе работодателя после личной идентификации. Для иностранных работников КЭДО не отменяет уведомлений МВД о приёме и увольнении: их подают отдельно.

Сроки и стоимость перехода

Небольшой компании, которая начинает с части документов, реально уложиться в несколько недель. Полный переход в крупной организации с несколькими площадками занимает пару месяцев с учётом настройки системы и сбора согласий.

Затраты складываются из системы (коммерческая подписка или бесплатная «Работа в России»), подписей для работодателя и времени кадровой службы на положение, уведомления, согласия и обучение. Именно организационную часть чаще всего передают подрядчику. Если внедрение своими силами буксует, его можно поручить кадровому делопроизводству на аутсорсинге: подрядчик готовит документы, настраивает процессы и ведёт их дальше.

Частые ошибки при переходе на КЭДО

• Перевели без согласия. Работников, от которых согласие нужно, переводят «по умолчанию». Это прямое основание для штрафа по статье 5.27 КоАП РФ.
• Положение без обязательных пунктов. Нет срока уведомления или даты перехода, и порядок введения КЭДО нарушен.
• Кадровик подписывает без МЧД. Подпись от имени компании без доверенности могут признать неуполномоченной.
• Увольнение оформили электронно. Приказ об увольнении входит в закрытый перечень исключений и оформляется только на бумаге.
• Не обучили линейный персонал. Заявления продолжают приходить на бумаге, и кадровая служба ведёт два документооборота сразу.

Если на площадке работают люди от агентства по аутстаффингу, их кадровые документы ведёт агентство. Переводить их на свой КЭДО не нужно. То же при аутсорсинге линейного персонала: документы людей ведёт подрядчик.

Частые вопросы