- Кадровое делопроизводство обязательно для любого работодателя с первым же сотрудником — независимо от размера компании и системы налогообложения.
- Минимальный обязательный набор — это письменные трудовые договоры, приказы по личному составу, ПВТР, положение о защите персональных данных, график отпусков и табель учёта рабочего времени.
- Первыми при проверке смотрят локальные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и защиту персональных данных. Их отсутствие — типовое основание для штрафа.
- Документы по личному составу, созданные после 1 января 2003 года, хранят 50 лет. За кадры должен отвечать конкретный человек, даже если он совмещает это с другой работой.
- Кадровый учёт можно вести своими силами или передать на аутсорсинг — закон это разрешает, ответственность работодателя перед сотрудниками при этом остаётся.
Кадровое делопроизводство часто откладывают «на потом»: сначала бизнес, документы — когда-нибудь. Но обязанность вести кадровый учёт возникает не с какого-то оборота или численности, а с момента, когда в компании появляется первый работник. И проверяет её государственная инспекция труда — независимо от того, ООО у вас, ИП с наёмными людьми или небольшой стартап.
Разберём без воды, что должно быть у компании в 2026 году, что проверяют в первую очередь, сколько всё это хранить и что из кадровой рутины можно снять с себя.
Обязательные документы: список без воды
Единого «списка на все случаи» в законе нет — состав зависит от специфики компании. Но есть базовый набор, который должен быть у каждого работодателя.
| Документ | Обязателен | Основание и зачем нужен |
|---|---|---|
| Трудовой договор с каждым работником | да | ст. 56–57 ТК РФ; без обязательных условий договор оспорим |
| Приказы по личному составу (приём, перевод, отпуск, увольнение) | да | оформляют каждое кадровое событие |
| Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) | да | ст. 189–190 ТК РФ; базовый локальный акт |
| Положение о защите персональных данных | да | ст. 87–88 ТК РФ, 152-ФЗ; плюс согласия работников |
| График отпусков | да | ст. 123 ТК РФ; утвердить не позднее чем за 2 недели до нового года |
| Табель учёта рабочего времени | да | ст. 91 ТК РФ; основа для расчёта зарплаты |
| Штатное расписание | на практике да | структура и оклады; на него ссылаются договоры и приказы |
| Документы по охране труда (инструкции, журналы инструктажей) | да | раздел X ТК РФ |
| Сведения о трудовой деятельности (электронные трудовые), трудовые книжки | да | ст. 66, 66.1 ТК РФ; отчётность в СФР по форме ЕФС-1 |
Дополнительно, в зависимости от компании, понадобятся положение об оплате труда и премировании, договоры о материальной ответственности, документы воинского учёта и должностные инструкции. Отдельная тема — перевод части этих документов в электронный вид: об этом мы подробно писали в статье про кадровый электронный документооборот (КЭДО).
Локальные акты, которые проверяют первыми
Локальные нормативные акты (ЛНА) — это внутренние правила компании. При проверке инспектор начинает именно с них, потому что их легко запросить и легко зафиксировать отсутствие.
- Правила внутреннего трудового распорядка. Режим работы, время отдыха, порядок приёма и увольнения. Обязательны почти для всех работодателей.
- Положение о защите персональных данных. Как компания собирает, хранит и использует данные сотрудников. Вместе с ним — письменные согласия работников на обработку данных.
- Положение об оплате труда и премировании. Нужно, если условия оплаты не описаны полностью в трудовых договорах, — а так почти всегда.
- График отпусков. Формально это не «положение», но документ обязательный и его проверяют в первую очередь.
Мало иметь локальные акты — работника нужно ознакомить с ними под подпись до подписания трудового договора. Само наличие правил без листа ознакомления при проверке засчитывается почти так же, как их отсутствие.
Сроки хранения и ответственный сотрудник
Кадровые документы нельзя выбросить после увольнения сотрудника — у них длинные сроки хранения, установленные законом об архивном деле.
- Документы по личному составу (трудовые договоры, приказы о приёме, переводе, увольнении, личные карточки) — 50 лет, если созданы после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше.
- Табели, графики отпусков, документы о текущей работе — как правило, 5 лет (для вредных и опасных условий труда табели хранят дольше).
- Приказы по основной деятельности — постоянно.
За кадровый учёт должен отвечать конкретный человек. В небольшой компании это часто руководитель, бухгалтер или офис-менеджер по совместительству — закон не требует отдельного кадровика, но требует, чтобы документы велись и хранились правильно. Отдельно назначается ответственный за воинский учёт, который обязателен для всех организаций.
Типовые ошибки на старте
Чаще всего компании спотыкаются не на сложных вопросах, а на базовых.
- Работают без письменного трудового договора или подписывают его задним числом. Договор должен быть оформлен в течение трёх рабочих дней с начала работы.
- Нет обязательных локальных актов — ПВТР или положения о защите персональных данных. Или они есть, но работники не ознакомлены под подпись.
- Подменяют трудовые отношения договором ГПХ или самозанятостью, чтобы сэкономить на взносах. Если человек фактически работает как штатный, отношения переквалифицируют, доначислят взносы и оштрафуют. Мы не рекомендуем такие схемы: экономия мнимая, а риск реальный.
- Пропускают отчётность в СФР по форме ЕФС-1 — о приёме и увольнении её подают на следующий рабочий день.
- Не ведут воинский учёт, считая его необязательным для маленькой компании. Он обязателен независимо от численности.
Штрафы за нарушения кадрового учёта установлены статьёй 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц — от 1 до 5 тысяч рублей, для организаций — от 30 до 50 тысяч, а за уклонение от оформления или подмену трудового договора — до 100 тысяч рублей с юрлица. При повторных нарушениях суммы растут, а руководителя могут дисквалифицировать.
Что можно передать на аутсорс
Кадровое делопроизводство целиком или частично можно вести не своими силами. Закон это разрешает: ответственность работодателя перед сотрудниками и государством при этом никуда не уходит, но саму рутину ведёт подрядчик.
- Полное ведение КДП. Подрядчик оформляет приёмы и увольнения, готовит приказы и ЛНА, ведёт табели и сдаёт отчётность. Подходит компаниям без своего кадровика.
- Восстановление учёта. Разовая услуга, когда документы запущены: аудит, восстановление недостающего и приведение в порядок перед проверкой.
- Кадровый аудит. Проверка текущего состояния документов и рисков без передачи ведения.
Если сотрудники оформлены не у вас, а у исполнителя — например, при аутстаффинге, — то и кадровые документы по ним ведёт он. А если своих людей много и учёт нужно поставить или восстановить, это закрывает услуга кадрового делопроизводства на аутсорсинге.
Частые вопросы
С какого момента компания обязана вести кадровый учёт?
Какие кадровые документы обязательны для ООО?
Сколько лет хранить кадровые документы?
Можно ли не держать кадровика, если сотрудников мало?
Чем грозит отсутствие кадровых документов?
Источники
Нормы, которые определяют состав кадровых документов, сроки хранения и ответственность.
- Трудовой кодекс РФ Трудовой договор (ст. 56–57), ПВТР (ст. 189–190), персональные данные (ст. 87–88), график отпусков (ст. 123), учёт рабочего времени (ст. 91).
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» Сроки хранения документов по личному составу — 50 лет для созданных после 01.01.2003.
- Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» Требования к обработке и защите персональных данных работников.
- КоАП РФ, статья 5.27 Штрафы за нарушение трудового законодательства и уклонение от оформления трудового договора.
