- Кадровый аудит — это проверка кадровых документов и процессов на соответствие ТК РФ до того, как нарушения найдёт трудовая инспекция. Для компании до 100 человек его реально провести за неделю.
- Проверяют семь блоков: локальные акты, трудовые договоры, приказы, учёт рабочего времени, оплату труда, сведения о трудовой деятельности в СФР, охрану труда и медосмотры.
- Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП для организации — 30–50 тыс. ₽ за нарушение, за неоформленный трудовой договор — 50–100 тыс. ₽, за повторное — до 200 тыс. ₽. Нарушения по охране труда наказываются отдельно по ст. 5.27.1.
- Найденное не переписывают задним числом. Исправляют новыми документами с текущей датой, а недоплаты выплачивают сразу, с компенсацией по ст. 236 ТК РФ.
О нарушениях в кадровых документах компания чаще всего узнаёт в худший момент: пришла жалоба от уволенного сотрудника, инспекция запросила документы, новый кадровик открыл папки и схватился за голову. Кадровый аудит нужен, чтобы увидеть ту же картину раньше и спокойно её исправить. Ниже порядок проверки, который можно пройти своими силами, таблица штрафов и правила исправления найденного.
Что такое кадровый аудит и когда он нужен
Проверка кадровых документов, учёта и процедур работы с персоналом на соответствие трудовому законодательству. Результат — список нарушений с оценкой риска и план исправления. В отличие от проверки трудовой инспекции, аудит проводит сама компания или приглашённый специалист, и наказания по его итогам нет.
Аудит кадровых документов проводят не по календарю, а по поводу. Самые частые поводы:
- смена кадровика или главного бухгалтера: новому человеку нужно понять, что он принимает;
- жалоба сотрудника, спор об увольнении или запрос документов из инспекции;
- быстрый рост штата, когда за квартал приняли десятки линейных работников и документы оформлялись на бегу;
- переход на электронный кадровый документооборот: перед переводом в КЭДО бумажный архив стоит привести в порядок;
- передача кадрового учёта подрядчику или возврат его внутрь компании;
- покупка бизнеса или вход инвестора, когда кадровые риски оценивают как часть сделки.
Плановых проверок трудовой инспекции сейчас немного: действует мораторий, и плановые визиты касаются в основном объектов высокого риска. Но внеплановые проверки по жалобам работников и по сведениям о долгах по зарплате никто не отменял, а инспектор при них опирается на те же требования. Проверочные листы Роструда, по которым идёт инспектор, опубликованы на портале «Онлайнинспекция.рф», и по ним удобно сверяться самому.
Что проверять: 7 блоков документов
Проверка кадрового учёта идёт по блокам. Для каждого ниже указано, что смотреть и где чаще всего находится нарушение.
| Блок | Что проверить | Типичная находка |
|---|---|---|
| 1. Локальные нормативные акты | Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных, график отпусков | Правила не соответствуют реальному режиму работы, график отпусков на год не утверждён |
| 2. Трудовые договоры | Обязательные условия по ст. 57 ТК РФ, подписи, второй экземпляр у работника, допсоглашения при изменении условий | Нет места работы или условий оплаты, зарплата изменена без допсоглашения |
| 3. Приказы по личному составу | Приём, перевод, отпуск, увольнение, ознакомление работника под подпись | Нет подписи об ознакомлении, дата приказа позже первого рабочего дня |
| 4. Учёт рабочего времени | Табель, сверхурочные, работа в выходные и ночью, суммированный учёт | Сверхурочные не учитываются, табель не совпадает с пропускной системой |
| 5. Оплата труда | Расчётные листки, даты выплат, отпускные, окончательный расчёт при увольнении | Зарплата раз в месяц, отпускные позже срока, нет утверждённой формы расчётного листка |
| 6. Сведения о трудовой деятельности | Сроки подачи формы ЕФС-1 в Социальный фонд при приёме и увольнении | Сведения поданы через неделю вместо следующего рабочего дня |
| 7. Охрана труда и медосмотры | Инструктажи, обучение, спецоценка, выдача СИЗ, медосмотры до допуска к работе | Работник вышел на смену до инструктажа, СИЗ выданы без записи |
Локальные акты и трудовые договоры
Начинают с локальных актов, потому что на них ссылаются все остальные документы. Правила внутреннего трудового распорядка по ст. 189–190 ТК РФ определяют режим работы, отдых, порядок приёма и увольнения. Если на складе смены по 12 часов, а в правилах записана пятидневка с 9 до 18, каждая смена формально нарушает режим. График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ): график на 2027 год нужно утвердить до 17 декабря 2026 года.
Микропредприятия вправе отказаться от части локальных актов, но только если все эти условия записаны в трудовом договоре по типовой форме (ст. 309.2 ТК РФ). Отсутствие правил без типового договора — нарушение.
В трудовых договорах проверяют обязательные условия из ст. 57 ТК РФ: место работы, трудовую функцию, дату начала, условия оплаты, режим работы, условия труда на рабочем месте. Отдельно смотрят ст. 68 ТК РФ: с локальными актами работника знакомят под подпись до подписания договора, а не через месяц после выхода. Подробный список документов, которые должны быть у любой компании, собран в статье «Кадровое делопроизводство с нуля», здесь на нём не останавливаемся.
Время и деньги
Вести учёт рабочего времени работодатель обязан по ст. 91 ТК РФ, и инспектор первым делом сверяет табель с фактом. С 1 сентября 2026 года изменились правила сверхурочной работы: годовой лимит в 120 часов можно поднять до 240 только коллективным договором или отраслевым соглашением, а оплата считается от зарплаты с компенсационными и стимулирующими выплатами. Подробности — в новости о новых правилах переработок.
По оплате труда проверяют сроки из ст. 136 ТК РФ: зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, не позднее 15 календарных дней после окончания периода, отпускные — не позднее чем за три дня до отпуска. Окончательный расчёт при увольнении выплачивают в последний рабочий день (ст. 140 ТК РФ). О составе зарплаты работника извещают расчётным листком по форме, которую утверждает работодатель. За каждый день задержки положена компенсация не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России от невыплаченной суммы, и начисляется она независимо от вины работодателя (ст. 236 ТК РФ).
Сведения в Социальный фонд, охрана труда, иностранцы
Сведения о приёме и увольнении подаются по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём приёма или увольнения. Штраф за просрочку — 500 ₽ за каждого работника, по которому сведения поданы не вовремя. При массовом приёме линейного персонала эта сумма быстро вырастает.
По охране труда смотрят, что человек прошёл инструктаж и обучение до допуска к работе, получил средства индивидуальной защиты под запись и прошёл медосмотр, если он обязателен для его работы. Если в штате есть иностранцы, в аудит добавляется миграционный блок: основание для работы, уведомления в МВД в течение трёх рабочих дней. Порядок и штрафы разобраны в статьях об уведомлении МВД и о штрафах за иностранного работника, а если следить за сроками некому, эту часть закрывает миграционное сопровождение.
Типовые нарушения и штрафы за них
Основная статья ответственности за кадровые нарушения — ст. 5.27 КоАП РФ, за нарушения по охране труда — ст. 5.27.1. Суммы в таблице приведены для организаций и должностных лиц, штраф может быть назначен обоим одновременно.
| Нарушение | Норма | Организация | Должностное лицо |
|---|---|---|---|
| Нарушение трудового законодательства в целом: нет графика отпусков, ошибки в договоре, нет ознакомления с актами | ч. 1 ст. 5.27 | 30–50 тыс. ₽ | 1–5 тыс. ₽ или предупреждение |
| То же повторно | ч. 2 ст. 5.27 | 50–70 тыс. ₽ | 10–20 тыс. ₽ или дисквалификация на 1–3 года |
| Уклонение от оформления трудового договора, подмена его гражданско-правовым | ч. 4 ст. 5.27 | 50–100 тыс. ₽ | 10–20 тыс. ₽ |
| То же повторно | ч. 5 ст. 5.27 | 100–200 тыс. ₽ | дисквалификация на 1–3 года |
| Невыплата или неполная выплата зарплаты в срок | ч. 6 ст. 5.27 | 30–50 тыс. ₽ | 10–20 тыс. ₽ или предупреждение |
| Нарушение требований охраны труда | ч. 1 ст. 5.27.1 | 50–80 тыс. ₽ | 2–5 тыс. ₽ |
| Допуск к работе без обучения, инструктажа или медосмотра | ч. 3 ст. 5.27.1 | 110–130 тыс. ₽ | 15–25 тыс. ₽ |
| Необеспечение средствами индивидуальной защиты | ч. 4 ст. 5.27.1 | 130–150 тыс. ₽ | 20–30 тыс. ₽ |
Два момента, которые меняют масштаб. Первый: штраф назначается за каждое выявленное нарушение, и допуск без инструктажа десяти работников может обернуться не одним протоколом. Второй: в Госдуме лежит законопроект, который увеличивает штрафы за повторные нарушения примерно вдвое. Суммы и статус разобраны в новости о законопроекте № 1188246-8.
Статья 4.1.1 КоАП позволяет заменить штраф предупреждением, если нарушение выявлено при государственном контроле впервые и не причинило вреда жизни, здоровью или имуществу. Это право суда или инспекции, а не гарантия, и при повторном нарушении оно уже не работает. Надёжнее найти нарушение самим.
Как провести кадровый аудит за неделю
Для компании до 100 человек порядок ниже укладывается в пять рабочих дней. Для крупного штата проверяют выборку: 10–20% личных дел по каждому подразделению плюс все дела уволенных за последний год.
- День 1. Собрать список сотрудников из учётной системы, штатное расписание и все действующие локальные акты. Сверить численность в системе, в табеле и в пропускной системе объекта.
- День 2. Проверить локальные акты и график отпусков, отметить устаревшие редакции и документы, которых нет.
- День 3. Пройти выборку личных дел: договор, допсоглашения, приказы, листы ознакомления, согласия на обработку персональных данных.
- День 4. Сверить табели и расчётные ведомости за три последних месяца: сверхурочные, выходные, даты выплат, отпускные, расчёт уволенных. Проверить даты подачи ЕФС-1.
- День 5. Проверить охрану труда и медосмотры, свести находки в таблицу с оценкой риска и ответственными за исправление.
Чек-лист самопроверки кадрового учёта
- Правила внутреннего трудового распорядка описывают реальный режим смен.
- График отпусков на следующий год утверждён до 17 декабря.
- В каждом трудовом договоре есть все обязательные условия ст. 57 ТК РФ.
- Работники ознакомлены с локальными актами под подпись до подписания договора.
- Каждое изменение зарплаты и должности оформлено допсоглашением.
- Табель совпадает с фактическим временем, сверхурочные учтены и оплачены.
- Зарплата выплачивается дважды в месяц в даты, указанные в правилах или договоре.
- Сведения ЕФС-1 подаются на следующий рабочий день после приёма и увольнения.
- Никто не допущен к работе без инструктажа, обучения и обязательного медосмотра.
- На иностранных работников поданы уведомления в МВД в течение трёх рабочих дней.
Как исправлять найденное
Главное правило восстановления кадрового учёта: документы не оформляют задним числом. Приказ, датированный прошлым годом, но подписанный вчера, при проверке выдают разные чернила, нумерация и электронные следы, и простая ошибка превращается в недостоверный документ. Исправляют иначе.
- Недостающее условие в договоре: дополнительное соглашение с текущей датой.
- Нет ознакомления с локальным актом: ознакомить сейчас, с фактической датой подписи.
- Устаревший локальный акт: утвердить новую редакцию приказом и ознакомить работников.
- Недоплата сверхурочных или отпускных: доначислить и выплатить с компенсацией по ст. 236 ТК РФ, не дожидаясь требования инспекции.
- Работник без трудового договора: оформить договор и подать сведения в Социальный фонд. Это самое дорогое нарушение, его закрывают первым.
Порядок исправления выбирают по риску: сначала то, что грозит крупным штрафом или спором с работником (неоформленные люди, задержки зарплаты, допуск без инструктажа), затем формальные ошибки в документах.
Своими силами или с подрядчиком
Самопроверку по чек-листу выше проводит кадровик компании. Внешний аудит кадрового делопроизводства оправдан, когда своего кадровика нет, когда проверять предстоит его же работу, или когда документы копились годами без системы. Если после аудита стало понятно, что вести учёт в компании некому, кадровое делопроизводство на аутсорсинге закрывает и восстановление, и текущую работу. Что именно безопасно передать подрядчику, а что оставить внутри, разобрано в статье «Аутсорсинг кадрового делопроизводства».
Для линейного персонала есть и другой путь: при аутстаффинге работники оформлены в штате агентства занятости, и кадровые документы, выплаты и сведения в Социальный фонд ведёт агентство. Для постоянной смены на складе или производстве это снимает с компании самые рискованные блоки аудита.
Частые вопросы
Сколько длится кадровый аудит?
Можно ли исправить кадровые документы задним числом?
Какие штрафы грозят за нарушения в кадровых документах?
Обязательно ли штатное расписание?
Чем кадровый аудит отличается от проверки трудовой инспекции?
Источники
Нормы, по которым проверяются кадровые документы и назначаются штрафы.
- КоАП РФ, статья 5.27 «Нарушение трудового законодательства» Штрафы за нарушения в оформлении, оплате и учёте, в том числе повторные.
- КоАП РФ, статья 5.27.1 «Нарушение государственных нормативных требований охраны труда» Штрафы за допуск без обучения и медосмотра, необеспечение СИЗ.
- ТК РФ, статья 57 «Содержание трудового договора» Обязательные условия трудового договора.
- ТК РФ, статья 68 «Оформление приёма на работу» Ознакомление с локальными актами до подписания договора.
- ТК РФ, статья 123 «Очерёдность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков» Срок утверждения графика отпусков.
- ТК РФ, статья 136 «Порядок, место и сроки выплаты заработной платы» Выплата не реже чем каждые полмесяца, расчётный листок, сроки отпускных.
- ТК РФ, статья 236 «Материальная ответственность работодателя за задержку выплаты заработной платы» Компенсация не ниже 1/150 ключевой ставки за каждый день задержки.
- ТК РФ, статья 309.2 «Регулирование трудовых отношений у работодателя — микропредприятия локальными нормативными актами и трудовыми договорами» Отказ от локальных актов при типовом трудовом договоре.
