- КЭДО — кадровый электронный документооборот: создание, подписание и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумаге. Основание — статьи 22.1–22.3 ТК РФ.
- Переход добровольный: это право работодателя, а не обязанность. Работник, от которого требуется согласие, вправе отказаться, и его документы остаются бумажными.
- Нельзя перевести в электронный вид четыре вида документов: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда.
- Работодатель подписывает документы усиленной квалифицированной подписью. Сотрудник, который подписывает от имени компании и не является руководителем, должен иметь машиночитаемую доверенность — это обязательно с 1 сентября 2024 года.
- Специальной статьи КоАП за нарушения в КЭДО нет: штрафуют по статье 5.27, например за перевод на электронный документооборот без согласия работника.
КЭДО — это кадровый электронный документооборот: трудовые договоры, приказы, заявления и ознакомления создают, подписывают и хранят в электронном виде, без бумажной копии. Компания на сто линейных сотрудников подписывает в месяц сотни бумаг: заявления на отпуск, графики, приказы, ознакомления с локальными актами. При высокой текучести к этому добавляется поток документов на приём и увольнение. КЭДО убирает из этого процесса бумагу и курьера между площадкой и офисом.
Разбираем, какие кадровые документы закон разрешает оформлять электронно, какие оставляет на бумаге, какие нужны подписи и где вести документооборот. Как перейти на КЭДО по шагам, — в отдельной статье «Переход на КЭДО: пошаговая инструкция».
Что такое КЭДО и на каком законе основан
Кадровый электронный документооборот — создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, в электронном виде без их дублирования на бумаге. Введён в Трудовой кодекс законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Статья 22.1 ТК РФ задаёт общие правила и исключения, статья 22.2 — порядок перехода, статья 22.3 — требования к информационной системе и подписям.
КЭДО — право работодателя, а не обязанность. В 2026 году перевод кадровых документов в электронный вид остаётся добровольным, и обязательный переход с 1 сентября 2026 года не вводится. Компания вправе вести документы на бумаге сколько угодно долго.
Добровольность двусторонняя. Работодатель принимает решение сам, но работник, от которого требуется согласие, вправе его не давать. Тогда его документы оформляют на бумаге, а отказ не может быть основанием для увольнения или отказа в приёме. Согласие не нужно от тех, кого приняли после 31 декабря 2021 года и у кого на эту дату не было трудового стажа (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ).
Какие документы можно оформлять в КЭДО
Закон разрешает переводить в электронный вид все документы, связанные с работой, кроме закрытого перечня исключений. На практике в КЭДО оформляют:
| Группа документов | Примеры |
|---|---|
| Договоры | Трудовой договор и дополнительные соглашения, договор о материальной ответственности, ученический договор |
| Приказы | О приёме, переводе, отпуске, командировке, премировании, дисциплинарном взыскании |
| Документы работника | Заявления на отпуск, перевод, изменение графика, служебные записки |
| Графики и учёт | Графики отпусков и сменности, табели учёта рабочего времени |
| Ознакомления | С локальными актами, должностными инструкциями, приказами |
| Уведомления | Об изменении условий трудового договора, о начале отпуска |
Кадровые документы, которые можно вести в КЭДО.
Переводить всё сразу не обязательно. Перечень электронных документов и категорий работников, для которых ведётся КЭДО, компания сама фиксирует в локальном акте и может расширять постепенно.
Какие документы нельзя переводить в электронный вид
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ исключает из КЭДО четыре вида документов:
- трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности;
- акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- приказ (распоряжение) об увольнении работника;
- документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником.
Электронные подписи в КЭДО
Требования к подписям задаёт статья 22.3 ТК РФ. Они различаются для работодателя и работника.
| Кто подписывает | Какая подпись | Где получить |
|---|---|---|
| Работодатель | Усиленная квалифицированная (УКЭП) | Руководителю — в налоговой; сотрудникам, подписывающим от имени компании, — у аккредитованного удостоверяющего центра, вместе с машиночитаемой доверенностью |
| Работник: трудовой договор и соглашения к нему, договор о материальной ответственности, ученический договор | Усиленная неквалифицированная (УНЭП) или квалифицированная (УКЭП) | В системе КЭДО работодателя, бесплатно в приложении «Госключ» или у удостоверяющего центра |
| Работник: заявления, ознакомления и другие документы | Простая (ПЭП) или усиленная, если это закреплено в локальном акте | В системе работодателя или через учётную запись Госуслуг на «Работе в России» |
Виды электронных подписей в кадровом документообороте.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) нужна каждому сотруднику, который подписывает кадровые документы от имени работодателя, если он не руководитель компании. Требование обязательно с 1 сентября 2024 года. Документ, который кадровик подписал без МЧД, могут признать подписанным неуполномоченным лицом.
Где вести КЭДО: своя система или «Работа в России»
| Параметр | Коммерческая система | Платформа «Работа в России» |
|---|---|---|
| Стоимость | Подписка, часто за каждого сотрудника | Бесплатно |
| Интеграция с кадровым и зарплатным учётом | Есть, настраивается | Ограниченная |
| Подпись работника | УНЭП выпускается в системе | Через подтверждённую учётную запись Госуслуг |
| Когда подходит | Большой штат, много площадок, сложные процессы | Небольшой штат, старт с части документов |
Два способа вести кадровый электронный документооборот.
КЭДО для линейного персонала и иностранцев
КЭДО особенно заметно экономит время там, где много линейных работников и несколько площадок: документ подписывается за минуты, а не за неделю пересылок, и ничего не теряется. Но у линейного персонала есть свои сложности.
- Нет Госуслуг или смартфона. Если у работника нет подтверждённой учётной записи, работодатель может выпустить ему подпись в своей системе после личной идентификации. Часть работников всё равно останется на бумаге, и это нужно заложить в процесс.
- Иностранные работники. Вести КЭДО с иностранцами можно. Но уведомления МВД о приёме и увольнении — отдельная процедура со своими сроками, КЭДО их не заменяет. Её можно передать на миграционное сопровождение. Как их подавать, — в статье «Уведомление МВД о приёме иностранца».
- Обучение. Линейным сотрудникам нужен короткий понятный сценарий: как войти, где документ, как подписать. Без этого половина заявлений продолжит приходить на бумаге.
Если людей на площадке оформляет агентство по аутстаффингу, их кадровые документы ведёт агентство, и вопрос КЭДО по ним решает оно, а не вы.
Хранение и ответственность
Электронные кадровые документы хранят столько же, сколько бумажные. Документы по личному составу, созданные после 2003 года, — 50 лет, более ранние — 75 лет. Сроки установлены перечнем Росархива (приказ от 20.12.2019 № 236). Все эти годы система должна хранить файл и давать возможность проверить подпись.
Специальной ответственности за нарушения в КЭДО нет. Штрафуют по статье 5.27 КоАП РФ как за нарушение трудового законодательства, например за перевод работника на электронный документооборот без его согласия: организацию — на 30–50 тыс. ₽, должностное лицо — на 1–5 тыс. ₽. Повторное нарушение — 50–70 тыс. ₽ для организации и 10–20 тыс. ₽ или дисквалификация до трёх лет для должностного лица. Проверить свой документооборот до инспекции помогает кадровый аудит.
КЭДО не отменяет требований к самим документам: электронный приказ должен быть таким же корректным, как бумажный. Если кадровая служба перегружена, переход сам по себе её не разгрузит: сначала приводят процессы в порядок, потом оцифровывают. Компании, у которых на это нет ресурса, передают кадровое делопроизводство вместе с переходом на КЭДО подрядчику. С чего начинается порядок в документах, — в статье «Кадровое делопроизводство с нуля».
Частые вопросы
КЭДО обязателен для работодателей в 2026 году?
Какие документы нельзя подписывать электронно?
Что делать, если работник отказался переходить на КЭДО?
Нужна ли машиночитаемая доверенность для КЭДО?
Сколько хранить электронные кадровые документы?
Источники
Нормы в действующей редакции на сентябрь 2026 года.
- ТК РФ, статья 22.1 Общие правила КЭДО и закрытый перечень документов, которые нельзя вести электронно.
- ТК РФ, статья 22.2 Порядок перехода, согласие работников, содержание локального акта.
- ТК РФ, статья 22.3 Информационные системы и электронные подписи в КЭДО.
- Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ Закон, которым КЭДО введён в Трудовой кодекс.
- КоАП РФ, статья 5.27 Ответственность за нарушение трудового законодательства.
- Платформа «Работа в России» Бесплатная государственная система для кадрового электронного документооборота.
