- КЭДО — это ведение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумаге. Основание — статьи 22.1–22.3 Трудового кодекса.
- Переход добровольный. Это право работодателя, а не обязанность, и работник вправе отказаться — заставить его подписывать документы электронно нельзя.
- Четыре вида документов закон из КЭДО исключил: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда.
- Для ключевых документов нужны усиленные подписи, для остальных достаточно простой. Набор зависит от того, работаете вы в своей системе или на портале «Работа в России».
- Электронные кадровые документы хранятся столько же, сколько бумажные: созданные после 2003 года — 50 лет.
Компания на сто линейных сотрудников подписывает в месяц сотни бумаг: заявления на отпуск, графики, приказы, ознакомления с локальными актами. При высокой текучести к этому добавляется поток документов на приём и увольнение, а если на площадке есть иностранные сотрудники — ещё и уведомления в МВД со своими сроками. КЭДО убирает из этого процесса бумагу и курьера между площадкой и офисом.
Разберём, что закон разрешает переводить в электронный вид, что оставляет на бумаге, какие подписи нужны и где компании спотыкаются при внедрении.
Что такое КЭДО и на каком законе основан
Кадровый электронный документооборот — создание, подписание и хранение кадровых документов в электронном виде без их дублирования на бумаге. Введён в Трудовой кодекс законом № 377-ФЗ и регулируется статьями 22.1, 22.2 и 22.3: первая определяет общие правила и исключения, вторая — порядок введения, третья — требования к информационной системе и подписям.
Ключевое, что стоит понять сразу: КЭДО — это право работодателя, а не обязанность. По состоянию на 2026 год перевод кадровых документов в электронный вид остаётся добровольным для подавляющего большинства компаний. По экспертным оценкам, к началу года на КЭДО перешло около 20% работодателей.
Добровольность двусторонняя. Работодатель принимает решение сам, но и работник вправе не давать согласие: тогда его документы продолжают оформлять на бумаге. Отказ не может быть основанием для увольнения или отказа в приёме на работу. Исключение — сотрудники, принятые после 31 декабря 2021 года, у которых нет трудового стажа: их согласия на ведение документов в электронном виде не требуется.
Как вводят КЭДО
Порядок описан в статье 22.2 и состоит из нескольких обязательных шагов.
- Выбрать систему. Либо собственная информационная система, либо бесплатная государственная платформа «Работа в России».
- Издать локальный нормативный акт. В нём фиксируют, какая система используется, какие документы переводятся в электронный вид, каким подписям что соответствует, порядок доступа и сроки подписания.
- Письменно уведомить сотрудников о переходе и получить согласие тех, чьё согласие требуется.
- Настроить подписи и выдать доступы.
- Обучить кадровую службу и сотрудников — этот шаг чаще всего пропускают, а потом получают документы, подписанные не тем видом подписи.
Какие документы можно перевести в электронный вид, а какие нельзя
| Можно вести электронно | Только на бумаге |
|---|---|
| Трудовой договор и допсоглашения к нему | Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности |
| Приказы о приёме, переводе, отпуске | Акт о несчастном случае на производстве |
| Заявления работников | Приказ об увольнении |
| Графики отпусков и сменности | Документы об инструктажах по охране труда |
| Ознакомление с локальными актами | |
| Договор о материальной ответственности, ученический договор |
Список из части 3 статьи 22.1 не подлежит расширительному толкованию, но и сокращению тоже. Даже если ваша система умеет подписывать приказ об увольнении электронно, юридической силы такой документ не получит: его придётся оформить на бумаге. То же с ознакомлением под подпись с инструктажами по охране труда — здесь подпись работника нужна собственноручная.
Виды подписи: где нужна усиленная, а где хватит простой
Требования к подписи зависят от документа и от того, где вы работаете.
Ключевые документы — трудовой договор и изменения к нему, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании, уведомление об изменении условий трудового договора — требуют усиленной подписи. Работодатель в собственной системе подписывает их усиленной квалифицированной подписью (УКЭП), работник — усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной (УНЭП).
Все остальные документы — заявления, приказы об отпуске, ознакомления с локальными актами, служебные записки — можно подписывать простой электронной подписью (ПЭП), если это закреплено в вашем локальном акте.
На платформе «Работа в России» правила мягче: работник может использовать подпись, полученную через Госуслуги, и отдельно покупать сертификат не требуется. Для компаний с большим штатом линейного персонала это заметная экономия на старте: не нужно оформлять усиленные подписи каждому сотруднику.
Плюсы и подводные камни
Что реально выигрывает компания. Документ подписывается за минуты, а не за неделю пересылок между площадкой и офисом. Ничего не теряется: весь массив в одной системе, поиск занимает секунды. Проверяющим документы выгружаются одним архивом. При распределённых объектах и вахте это перестаёт быть удобством и становится необходимостью — иначе кадровик ездит с папкой по регионам.
Где спотыкаются. Первое — думают, что КЭДО отменяет требования к самим документам. Не отменяет: электронный приказ о переводе должен быть таким же корректным, как бумажный, а ошибки в основаниях никуда не денутся. Второе — забывают про сроки хранения: кадровые документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет, и система должна обеспечивать их читаемость все эти годы вместе с подтверждением подписи. Третье — не обучают линейный персонал, и в итоге половина заявлений всё равно приходит на бумаге.
Если кадровая служба и так перегружена, переход на КЭДО сам по себе её не разгрузит: сначала процессы нужно привести в порядок, а потом оцифровывать. Компании, у которых на это нет ресурса, обычно передают кадровое делопроизводство вместе с внедрением на подряд — специалисту со стороны проще выстроить процесс с нуля, чем перестраивать сложившийся.
Частые вопросы
КЭДО обязателен для всех работодателей в 2026 году?
Что делать, если работник отказался переходить на КЭДО?
Какие документы нельзя подписывать электронно?
Нужно ли покупать электронную подпись каждому сотруднику?
Сколько хранить электронные кадровые документы?
С чего начать внедрение?
Источники
Нормы, которые определяют правила электронного кадрового документооборота.
- ТК РФ, статьи 22.1–22.3 — электронный документооборот в сфере трудовых отношений Общие положения и закрытый перечень исключений, порядок введения, требования к информационной системе и видам электронной подписи.
- Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ Закон, которым КЭДО введён в Трудовой кодекс на постоянной основе.
- Платформа «Работа в России» Бесплатная государственная информационная система, которую можно использовать для кадрового электронного документооборота.
