- Процесс подбора персонала состоит из четырёх этапов: заявка и профиль должности, поиск и первичный отбор, собеседование и проверка документов, выход на работу и адаптация. Сроки задаёт не поиск, а этапы по краям: непонятная заявка и затянутое оформление.
- Для линейных позиций весь путь от заявки до первой смены занимает от 2 до 10 рабочих дней. Для специалистов и руководителей счёт идёт на недели.
- Перечень документов, которые можно требовать у кандидата, закрыт статьёй 65 ТК РФ. Анкеты, копии паспорта до оформления и «справки о доходах» в него не входят, а на их сбор нужно письменное согласие по закону о персональных данных.
- Отказать можно по деловым качествам, а не по возрасту, полу или гражданству. По письменному требованию причину отказа придётся сообщить письменно в течение семи рабочих дней.
- С 1 сентября 2026 года испытательный срок нельзя устанавливать женщинам с детьми до трёх лет. Для договоров сроком до двух месяцев испытание не устанавливается вовсе.
Заказчик обычно видит подбор персонала с двух концов: отправил заявку и получил людей на смену. Что происходит между этими точками, чаще всего остаётся за кадром, и именно там теряются дни и кандидаты. Разберём этапы подбора персонала по порядку: что на каждом из них делает заказчик, что делает агентство и сколько времени это занимает.
Речь пойдёт о массовом и линейном подборе: склад, производство, клининг, кухня. Подбор офисных специалистов устроен похоже, но там другие сроки и другие инструменты оценки.
Как выглядит процесс подбора персонала целиком
Ниже порядок того, как проходит подбор персонала на линейные позиции: четыре этапа подбора персонала от заявки до выхода на смену. Сроки указаны для ситуации, когда заявка понятная, а требования реалистичные. Как только заявка меняется на ходу, счётчик обнуляется.
| Этап | Что делает заказчик | Что делает агентство | Срок |
|---|---|---|---|
| 1. Заявка и профиль должности | Описывает задачу, условия, график, ставку, ограничения по документам | Уточняет требования, проверяет их на реалистичность по рынку, фиксирует профиль | 1 день |
| 2. Поиск и первичный отбор | Отвечает на уточняющие вопросы | Размещает вакансию, поднимает базу, обзванивает отклики, проводит телефонный отбор | 1–3 дня |
| 3. Собеседование и проверка | Проводит встречу или доверяет её агентству, согласует кандидатов | Организует встречи, проверяет документы, оформляет допуск и медосмотр там, где он нужен | 1–3 дня |
| 4. Выход и адаптация | Проводит инструктаж, назначает наставника, даёт обратную связь | Оформляет договор, выводит на смену, отслеживает первые смены, заменяет невышедших | 1–3 дня до выхода, 2–3 смены на адаптацию |
Дальше по каждому этапу: что в нём главное и где обычно ломается.
Шаг 1. Заявка и профиль должности
Заявка на подбор персонала выглядит простой формальностью, но именно она определяет скорость всего процесса. Заявка «нужны 20 грузчиков» без графика, ставки и адреса даёт рекрутёру повод для десяти уточняющих звонков, а кандидату повод отказаться на первом же вопросе про смены.
Короткое описание позиции, по которому можно отбирать людей без дополнительных вопросов: что человек делает на смене, где и в каком графике, сколько получает и как часто, что обязательно по документам и здоровью, что желательно, а что не имеет значения. Профиль отличается от вакансии тем, что пишется для рекрутёра, а не для кандидата.
Что должно быть в заявке на подбор персонала
- Позиция и число людей, желательно с разбивкой по сменам и датам выхода.
- Адрес объекта и как до него добираться: наличие развозки или ближайшая станция.
- График: смены, длительность, ночные, выходные, вахта или ежедневный выезд.
- Ставка и порядок выплат: за час или за смену, еженедельно или раз в месяц, есть ли аванс.
- Обязательные требования: гражданство и документы, медкнижка, права на технику, допуск к высотным работам.
- Условия на месте: спецодежда, питание, раздевалка, проживание для вахты.
- Кто со стороны заказчика принимает людей и подтверждает выход.
Здесь же агентство проверяет заявку на реалистичность. Если ставка ниже той, за которую в этом районе выходят люди, честный подрядчик скажет об этом сразу, а не после недели пустого поиска. Как устроена ставка и что в неё входит, разобрано в статье «Сколько стоит подбор персонала».
Шаг 2. Поиск и первичный отбор
Поиск идёт сразу по нескольким каналам: работные площадки, доски объявлений рядом с объектом, собственная база агентства, рекомендации уже работающих людей. Для линейных позиций решает не глубина оценки, а скорость ответа: кандидат откликается в несколько мест сразу и выходит туда, где перезвонили первыми. Воронка подбора, то есть сколько откликов нужно на один выход, с цифрами разобрана в статье «Массовый подбор персонала», повторять их здесь не будем.
Первичный отбор для рабочих позиций проходит по телефону и занимает пять минут. Задача рекрутёра на этом этапе не оценить человека, а отсеять тех, кому позиция не подходит по формальным причинам: график, адрес, документы, готовность к физической нагрузке. Всё остальное выяснится на смене быстрее, чем на собеседовании.
Статья 64 ТК РФ запрещает отказывать в приёме по обстоятельствам, не связанным с деловыми качествами: пол, возраст, национальность, семейное положение, место жительства. Требование «только мужчины до 40» в заявке создаёт риск и заказчику, и агентству. По письменному требованию кандидата причину отказа нужно сообщить письменно в течение семи рабочих дней, и отказ можно обжаловать в суде. Анкеты и копии документов до оформления собираются только с письменного согласия на обработку персональных данных по статье 9 закона № 152-ФЗ, а состав данных ограничен тем, что нужно для решения о приёме, как того требует статья 86 ТК РФ.
Шаг 3. Собеседование и проверка
Для линейных позиций полноценное собеседование часто заменяют коротким очным знакомством на объекте или групповым днём: кандидат видит склад, мастера и условия, работодатель видит человека. Два раунда интервью здесь не нужны, они только удлиняют путь и дают кандидату время выйти в другое место. Если подбор ведёт агентство, встречу с заказчиком обычно проходят уже отобранные люди, и на неё уходит один день.
Проверка документов на этом этапе жёстко регламентирована. Статья 65 ТК РФ содержит закрытый перечень того, что работодатель вправе требовать при приёме: паспорт, трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, СНИЛС, документы воинского учёта для военнообязанных, документ об образовании или квалификации, если работа требует специальных знаний, и справку о судимости для работ, где закон устанавливает такое ограничение. Требовать что-то сверх этого перечня закон прямо запрещает. Если трудовой книжки нет или она утрачена, новую оформляет работодатель.
Отдельные категории проходят медицинский осмотр до заключения договора. По статье 220 ТК РФ это работники пищевых производств, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских и детских организаций, а также работы с вредными или опасными условиями. Для склада продуктов, кухни и уборки на пищевом объекте это означает действующую медицинскую книжку до первой смены, и организовать её оформление должен работодатель за свой счёт.
С иностранными гражданами добавляется миграционная проверка: основание для работы, регион и профессия в патенте, срок его действия, отсутствие в реестре контролируемых лиц. Порядок по шагам описан в статье «Приём на работу иностранца с патентом», а если проверять некому, эту часть закрывает миграционное сопровождение.
Испытательный срок устанавливается по соглашению сторон и не может превышать трёх месяцев для рядовых позиций. Для договоров сроком до двух месяцев испытание не устанавливается, а при сроке от двух до шести месяцев оно ограничено двумя неделями. С 1 сентября 2026 года по Федеральному закону от 09.04.2026 № 91-ФЗ испытание нельзя устанавливать женщинам с детьми до трёх лет: раньше порог был полтора года. Условие об испытании, включённое вопреки запрету, просто не действует, и уволить по нему не получится.
Шаг 4. Выход и адаптация
Выход на работу начинается с оформления. Статья 68 ТК РФ требует до подписания трудового договора ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и локальными актами, которые касаются его работы. Дальше инструктаж по охране труда, выдача спецодежды, пропуск на объект. На крупных складах именно оформление пропуска службой безопасности оказывается самым долгим шагом, и его лучше запускать параллельно с проверкой документов.
Адаптация для линейного персонала короткая, но она есть. Новичок в первые две-три смены даёт около двух третей выработки опытного сотрудника, и это нужно закладывать в план смены, а не считать браком подбора. Что реально помогает: наставник из своих на первую смену, понятная задача на день, обратная связь мастера в конце смены. Как считать запас на разгон новичков и невыходы при усилении смены, разобрано в материале «Склад в пик сезона».
Если подбор вёл подрядчик, у этапа есть продолжение: гарантийный период. Человек не вышел или ушёл в первые дни, агентство закрывает место заменой без доплаты. Условия гарантии в договорах различаются, и читать их надо до подписания, а не после первого невыхода. На что смотреть в договоре, описано в статье «Как выбрать кадровое агентство».
Сроки этапов подбора персонала
Сроки подбора зависят от позиции сильнее, чем от агентства. Для сравнения три типовых случая.
| Этап | Линейная позиция (грузчик, комплектовщик, уборщик) | Рабочий с допуском (водитель погрузчика, стропальщик) | Специалист или руководитель |
|---|---|---|---|
| Заявка и профиль | 1 день | 1 день | 2–3 дня |
| Поиск и первичный отбор | 1–3 дня | 3–7 дней | 2–4 недели |
| Собеседование и проверка | 1–2 дня | 2–5 дней, включая проверку удостоверений | 1–3 недели, несколько встреч |
| Выход | 1–3 дня | 3–5 дней, если нужен медосмотр | 2–4 недели с учётом отработки на прежнем месте |
| Итого до выхода | 2–10 рабочих дней | 2–3 недели | 1,5–3 месяца |
Первые кандидаты на линейную позицию у агентства с готовой базой появляются в течение 48 часов, полный вывод бригады в 20–50 человек занимает одну-две недели. Это ориентиры при понятной заявке и ставке на уровне рынка.
Что затягивает подбор
Затяжки редко возникают на этапе поиска. Чаще всего процесс подбора персонала тормозят три вещи.
Заявка меняется по ходу. Сначала нужны были 20 человек в день, потом 15 в ночь, потом только с медкнижкой. Каждое изменение отправляет часть уже отобранных кандидатов в отказ, и поиск начинается заново.
Согласование внутри заказчика. Кандидаты подобраны, а решение о выходе ждёт подписи руководителя три дня. За эти три дня люди выходят в другое место. Для линейных позиций решение должно приниматься на уровне мастера или начальника смены в тот же день.
Оформление допуска. Пропуск, медкнижка, инструктаж на объекте занимают больше времени, чем сам поиск. Их запускают параллельно с проверкой документов, а не после неё.
Если подбор нужен под сезон или разовый объём, полезно сравнить его с другой моделью: при аутсорсинге персонала все четыре этапа остаются на стороне подрядчика, а заказчик получает укомплектованную смену с мастером. Для постоянных позиций в собственный штат остаётся классический подбор персонала с гарантией замены.
Частые вопросы
Сколько времени занимает подбор линейного персонала?
Какие документы можно требовать у кандидата при приёме?
Можно ли отказать кандидату без объяснения причин?
Кому нельзя устанавливать испытательный срок?
Что происходит, если подобранный сотрудник не вышел или ушёл через неделю?
Источники
Нормы, которые регулируют отбор, проверку и оформление кандидата.
- ТК РФ, статья 64 «Гарантии при заключении трудового договора» Запрет необоснованного отказа, письменное сообщение причины в течение семи рабочих дней.
- ТК РФ, статья 65 «Документы, предъявляемые при заключении трудового договора» Закрытый перечень документов и запрет требовать иные.
- ТК РФ, статья 68 «Оформление приёма на работу» Ознакомление с локальными актами под подпись до подписания договора.
- ТК РФ, статья 70 «Испытание при приёме на работу» Предельные сроки испытания и категории, которым его не устанавливают.
- ТК РФ, статья 86 «Общие требования при обработке персональных данных работника» Данные собираются только для решения о приёме и у самого работника.
- ТК РФ, статья 220 «Медицинские осмотры некоторых категорий работников» Кто проходит предварительный медосмотр и за чей счёт.
- Федеральный закон № 152-ФЗ, статья 9 «Согласие субъекта персональных данных» Требования к согласию на обработку данных кандидата.
