- Трудовой кодекс не обязывает составлять должностную инструкцию, но без неё не на что опереться ни при приёме, ни при споре о дисциплинарном взыскании. Трудовая функция работника записана в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), а инструкция раскрывает её подробно.
- Инструкция не может требовать работы, которой нет в трудовой функции: поручить её можно только по правилам совмещения с письменного согласия работника (ст. 60 и 60.2 ТК РФ). Трудовую функцию в одностороннем порядке менять нельзя (ст. 74).
- Название должности сверяют с профстандартом, ЕКС или ЕТКС. Профстандарт обязателен, если требования к квалификации для этой работы установлены законом (ст. 195.3 ТК РФ); в остальных случаях он служит ориентиром.
- Работника знакомят с инструкцией под подпись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Индивидуальные инструкции хранят 50 лет, типовые (по должности) — 3 года после замены новыми (приказ Росархива № 236).
- Если участок отдан подрядчику, должностные инструкции остаются у подрядчика как работодателя. Заказчик описывает объём и стандарт работ в договоре и регламентах.
Должностная инструкция — внутренний документ работодателя, в котором описано, что делает работник на своей должности, чем руководствуется, кому подчиняется и за что отвечает. Составить её несложно, если заранее собрать три источника: трудовой договор, штатное расписание и профстандарт или справочник по профессии. Ниже показано, как это сделать, какую структуру взять за основу и какие пункты чаще всего делают инструкцию бесполезной в споре.
Статья написана для работодателей, у которых много людей на однотипных позициях: цех, стройплощадка, агроучасток, склад, отель. Для такого персонала инструкция выполняет две задачи: заменяет устные объяснения бригадира и защищает компанию, если работник отказывается выполнять часть обязанностей.
Нужна ли должностная инструкция по закону
В тексте Трудового кодекса должностная инструкция как обязательный документ не названа. Обязательное условие — трудовая функция, она входит в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). Это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, по профессии или специальности с указанием квалификации, а также конкретный вид поручаемой работы. Дальше работодатель вправе сам решить, как раскрыть функцию: прописать её в договоре подробно или вынести в отдельный локальный акт.
Практика показывает, что отдельная инструкция удобнее. Договор подписывается один раз и меняется только по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ), а инструкция обновляется вместе с оборудованием, процессами и стандартами. Кроме того, ряд проверяющих запрашивает её при разбирательствах: инспекция труда, суд, комиссия по расследованию несчастного случая.
Есть и обязательные документы, которые инструкцией не заменить. Инструкции по охране труда по профессиям и видам работ работодатель разрабатывает отдельно, их содержание определяют основные требования приказа Минтруда от 29.10.2021 № 772н. Должностная инструкция может отсылать к ним, но не повторяет их текст.
Структура должностной инструкции: из каких разделов она состоит
Единой формы закон не устанавливает. Работодатель утверждает свою, обычно приказом руководителя или грифом «Утверждаю». Рабочая структура для линейных и инженерных должностей выглядит так.
| Раздел | Что написать | На что опереться |
|---|---|---|
| 1. Общие положения | Название должности, подразделение, кому подчиняется, кто замещает при отсутствии, требования к образованию, опыту, допускам | Штатное расписание, профстандарт, ЕКС или ЕТКС |
| 2. Трудовая функция и задачи | Ради чего создана должность, какой результат ожидается за смену или период | Трудовой договор, технологическая карта, регламенты участка |
| 3. Должностные обязанности | Конкретные действия глаголами: принимает, проверяет, оформляет, передаёт; частота и объём | Профстандарт (трудовые действия), производственные процессы |
| 4. Права | Что вправе требовать, запрашивать, предлагать, останавливать (например, работу при нарушении безопасности) | Ст. 21 ТК РФ (права работника), локальные акты |
| 5. Ответственность | За что отвечает и по каким нормам: дисциплинарная, материальная — только в пределах закона | Ст. 192 ТК РФ, договоры о материальной ответственности |
| 6. Взаимодействие | С кем и по каким вопросам обменивается информацией, какие документы получает и сдаёт | Структура подразделения, документооборот |
| 7. Оценка работы | По каким показателям проверяют результат: выработка, брак, соблюдение графика | KPI участка, нормы выработки |
| 8. Заключительные положения | Дата, порядок пересмотра, лист ознакомления, подпись работника | Ст. 22 и 68 ТК РФ |
Не все разделы обязательны. Для рабочих профессий часто хватает пяти-шести: общие положения, обязанности, права, ответственность, порядок взаимодействия. Для руководителей добавляют полномочия по приёму и увольнению, подписанию документов, распоряжению бюджетом.
Как составить должностную инструкцию по шагам
- Соберите исходные данные. Откройте штатное расписание и действующие трудовые договоры. Название должности в инструкции должно совпадать с названием в штатном расписании и договоре. Если работа даёт компенсации, льготы или связана с ограничениями, наименование должности и требования к ней должны соответствовать квалификационным справочникам или профстандартам (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
- Найдите профстандарт или справочник. Для служащих — Единый квалификационный справочник (ЕКС, утверждён постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37), для рабочих — ЕТКС. Профстандарты размещены в реестре на сайте Минтруда. Обязательными они становятся в той части, где требования к квалификации для конкретной работы установлены ТК РФ или федеральным законом (ст. 195.3). В остальных случаях характеристики из профстандарта берут как основу и учитывают технологию и систему труда в компании.
- Опишите обязанности на реальном процессе. Побеседуйте с руководителем участка и двумя-тремя работниками. Попросите описать обычную смену по шагам и запишите каждый шаг как обязанность. Инструкцию, списанную с чужого образца, на первом же споре легко опровергнуть: работник скажет, что на его участке этого никто не делал.
- Укажите критерии результата. «Выполняет работу качественно» проверить нельзя. «Соблюдает технологическую карту, оформляет передачу смены в журнале» проверить можно.
- Согласуйте с руководителем подразделения и юристом. Руководитель проверяет, соответствует ли текст процессу, юрист — выходит ли что-то за пределы трудовой функции.
- Утвердите и ознакомьте. Издайте приказ или поставьте утверждающую подпись и соберите подписи работников в листе ознакомления.
Образец для линейной должности: грузчик
Ниже сокращённый образец должностной инструкции для рабочей позиции. Это иллюстрация структуры, а не нормативная форма: реальный текст пишут по вашим процессам, а название должности сверяют с ЕТКС.
1. Общие положения. Грузчик относится к категории рабочих. Принимается и увольняется приказом руководителя. Подчиняется бригадиру смены. Обязан пройти вводный инструктаж, инструктаж на рабочем месте и обучение по охране труда до допуска к работе.
2. Обязанности. Выполняет погрузку, выгрузку и перемещение грузов по заданию бригадира. Проверяет целостность упаковки при приёмке и сообщает о повреждениях бригадиру до начала разгрузки. Укладывает грузы на хранение по плану размещения. Использует средства механизации, на управление которыми имеет допуск. Поддерживает порядок в рабочей зоне. Соблюдает график смен и правила внутреннего трудового распорядка.
3. Права. Получать от бригадира задание, средства индивидуальной защиты и исправный инвентарь. Отказаться от выполнения работы, создающей угрозу жизни и здоровью, и сообщить об этом непосредственному руководителю. Вносить предложения по организации рабочего места.
4. Ответственность. За невыполнение обязанностей из раздела 2 — дисциплинарная по ст. 192 ТК РФ. За ущерб — по ст. 238–243 ТК РФ. Полной материальной ответственности инструкция не создаёт: для неё требуется отдельный договор и должность из перечня Минтруда.
5. Взаимодействие. Получает задание от бригадира, передаёт ему сведения об окончании операций, в конце смены сдаёт рабочее место сменщику.
Обратите внимание на раздел об ответственности: в нём нет полной материальной ответственности «по умолчанию». Почему так и как её вводят там, где она нужна, разобрано в статье о материальной ответственности работников склада.
Чего инструкция не может: пределы по закону
Три нормы определяют границы любого текста.
- Нельзя требовать работу, которой нет в договоре. Статья 60 ТК РФ запрещает требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. Пункт «выполняет иные поручения руководителя» не даёт права поручить, например, водителю складские операции.
- Дополнительную работу оформляют отдельно. Совмещение профессий, расширение зоны обслуживания и замещение отсутствующего работника допускаются только с письменного согласия работника, на определённый срок и с доплатой (ст. 60.2 ТК РФ).
- Трудовую функцию нельзя изменить в одностороннем порядке. Условия договора по причине организационных или технологических изменений работодатель может поменять, уведомив работника не позднее чем за 2 месяца, но трудовая функция из этого правила исключена (ст. 74 ТК РФ).
Из этого следует практичное правило: если в новой редакции инструкции появилась обязанность, которой раньше не было, оцените, меняется ли трудовая функция. Если меняется, нужны дополнительное соглашение и согласие работника (ст. 72 ТК РФ). Если вы лишь уточняете детали той же работы, достаточно утвердить новую редакцию и ознакомить всех под подпись.
Ознакомление под подпись и КЭДО
Работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ). При приёме на работу это нужно сделать до подписания трудового договора: правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и локальные акты, связанные с работой, вручают на подпись заранее (ч. 3 ст. 68). Должностная инструкция по смыслу подпадает под эту норму.
На практике ошибаются в одном: подпись есть только в трудовом договоре, а на листе ознакомления с инструкцией её нет. Когда дойдёт до взыскания за неисполнение обязанностей, это станет главным аргументом работника: «с обязанностями меня не знакомили».
Для компаний с большим числом сотрудников удобнее вести ознакомление в электронном виде. В системе КЭДО приказ об утверждении инструкции и лист ознакомления подписываются электронной подписью, и подпись фиксирует дату. Как перейти на КЭДО и какие документы можно оформлять электронно, описано в материале о КЭДО простыми словами, а помощь во внедрении даёт услуга кадрового делопроизводства и КЭДО.
Срок хранения и порядок пересмотра
Сроки хранения определяет Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. По нему:
- должностные инструкции работников (индивидуальные, для конкретного человека) — 50/75 лет, то есть 50 лет, если документ закончен делопроизводством после 1 января 2003 года;
- типовые инструкции по должности и профиль должности — 3 года после замены новыми.
Практический вывод: если одну инструкцию подписывают все грузчики участка, это типовой документ, и срок считается с момента его замены. Старые редакции складывайте в архив с датой отмены, а не выбрасывайте.
Пересматривайте инструкцию, когда меняются штатное расписание, оборудование, технология, система учёта или нормативные требования к должности. Договор с работником пересматривать для этого не нужно, пока не меняется трудовая функция. Полная картина документов, которые должны быть у работодателя, описана в материале о кадровом делопроизводстве с нуля.
Частые ошибки при составлении
- инструкцию скачивают из интернета и не сверяют с реальным процессом участка;
- название должности в инструкции отличается от названия в штатном расписании и в договоре;
- обязанности записаны общими словами, по которым нельзя проверить исполнение;
- в инструкцию вписан пункт «и другие поручения руководителя» как способ расширить обязанности без согласия работника;
- работника не ознакомили под подпись, или подпись стоит позже даты первого нарушения;
- одна инструкция стоит на несколько разных профессий;
- в раздел об ответственности скопирована полная материальная ответственность без отдельного договора;
- после смены оборудования инструкцию не обновили, и в ней описаны операции, которых на участке уже нет.
Проверить, всё ли в порядке с этим блоком документов, можно в рамках кадрового аудита.
Если участок обслуживает подрядчик
Когда линейный персонал на участке работает по договору аутсорсинга, его работодателем остаётся подрядчик. Должностные инструкции, трудовые договоры, табель и обучение — зона подрядчика. Заказчик не выдаёт сотрудникам подрядчика прямых заданий по своим должностным инструкциям. Вместо этого он закрепляет в договоре перечень операций, стандарты качества, график выходов и правила допуска на объект.
Для допуска нужны документы по охране труда, инструктажи и средства защиты. Какие именно, описано в статье о допуске подрядной организации. Остальное подрядчик берёт на себя: пишет инструкции под ваш процесс, знакомит с ними людей, ведёт учёт времени и заменяет выбывших.
В «Рабочей Ячейке» персонал выводится на объект от 7 дней после подписания договора. На площадке работает координатор, который следит за выходами и ведёт табель фактических часов, а выбывшего сотрудника компания заменяет за 2 часа. Оплата считается за отработанные часы. Если вам нужен линейный персонал для участка, где инструкции ещё не написаны, обязанности и стандарты можно зафиксировать в приложении к договору и затем перенести в инструкции подрядчика. Если нужна временная команда на пиковый период, подойдёт аренда персонала по договору о предоставлении труда (гл. 53.1 ТК РФ) через частное агентство занятости.
Частые вопросы
Обязательна ли должностная инструкция по Трудовому кодексу?
Кто утверждает должностную инструкцию и в какой форме?
Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника?
Сколько хранить должностные инструкции?
Нужно ли применять профстандарт при составлении инструкции?
Нужна ли должностная инструкция работникам подрядчика на нашем объекте?
Источники
Нормы и документы проверены на октябрь 2026 года.
- ТК РФ, статья 57 Содержание трудового договора, трудовая функция, соответствие должностей квалификационным справочникам и профстандартам.
- ТК РФ, статья 60 Запрет требовать работу, не обусловленную трудовым договором.
- ТК РФ, статья 60.2 Поручение дополнительной работы с письменного согласия работника.
- ТК РФ, статьи 72 и 74 Изменение условий договора; трудовая функция не меняется в одностороннем порядке; уведомление за 2 месяца.
- ТК РФ, статья 22 Обязанность работодателя знакомить работников под подпись с локальными актами.
- ТК РФ, статья 68 Ознакомление с локальными актами при приёме до подписания трудового договора.
- ТК РФ, статья 192 Понятие дисциплинарного проступка.
- ТК РФ, статья 195.3 Порядок применения профессиональных стандартов.
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 Перечень типовых управленческих архивных документов со сроками хранения, в том числе должностных инструкций.
- Приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 772н Основные требования к разработке и содержанию инструкций по охране труда.
- Постановление Минтруда России от 21.08.1998 № 37 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
- Реестр профессиональных стандартов Минтруда России Официальный перечень утверждённых профстандартов.
